Nachrichtenvorlagen für Feedback-Anfragen (E-Mail und mehr)

Grundsätze für überzeugende Umfrage-Intros

Die Wissenschaft der Überzeugung wurde von vielen erforscht. Die vielleicht bekannteste Person, die jemals über Überzeugung gesprochen hat, ist Robert Cialdini. Er formulierte diese 6 Grundsätze der Überzeugung:

• Gegenseitigkeit
• Verbindlichkeit/Konsistenz
• Social Proof
• Autorität
• Sympathie
• Knappheit

Diese Grundsätze werden zwar hauptsächlich im Vertrieb und im Marketing angewandt, aber Sie können sie in jeder Situation einsetzen. Einige von ihnen können auf die Einführungsnachricht für Umfragen angewendet werden.

Vor kurzem wurde ich dazu überredet, ein Facebook-Konto zu liken, weil ich eine E-Mail mit dem Titel erhielt: “Ich bitte um Ihre Hilfe für 10 Sekunden“. Sie stammte von einem Fitnesstrainer, dessen Dienste ich zuvor ausprobiert hatte und der mir gefiel.

Natürlich dachte ich: “Okay, warum nicht. Es sind ja nur ein paar Sekunden!” Ich tat, worum er in der Nachricht bat.

Meine Reaktion wurde wahrscheinlich zumindest von den Grundsätzen der 

• Gegenseitigkeit (ich hatte sein Schulungsprogramm genossen, warum sollte ich ihm also nicht helfen, seinen Bekanntheitsgrad ein wenig zu steigern)
• Beständigkeit (ich hatte schon einmal positives Feedback gegeben, warum also nicht noch einmal)
• Liken (er hat nett gefragt und es wie eine persönliche Bitte aussehen lassen)

Was können wir aus diesem Beispiel lernen? Wie können Sie die gleiche Taktik bei der Einleitung Ihrer Umfragen anwenden?

1. Bitte beachten Sie, dass es nur einen Augenblick dauert, die Umfrage auszufüllen.
2. Heben Sie hervor, dass das Feedback dem Kunden, Ihnen oder zukünftigen Kunden helfen kann.
3. Seien Sie persönlich: Menschen sind eher bereit, einer Person zu helfen als einem Unternehmen.

In verschiedenen Situationen können Sie versuchen, auch andere Prinzipien der Überzeugung anzuwenden.

Doch egal, wie gut Sie Ihre Nachricht formulieren, Sie können keine 100 %ige Öffnungsrate oder Antwortquote erwarten. Lassen Sie sich nicht entmutigen, wenn nur ein Bruchteil der Empfänger das Formular tatsächlich ausfüllt: Das ist völlig normal!

Vorlagen für verschiedene Feedback-Szenarien

Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für Vorlagen für Nachrichten, die auf den verschiedenen Phasen der Customer Journey basieren.

Jedes Beispiel enthält eine Vorlage und Vorschläge für die Verteilung.

Achtung! Denken Sie daran, dass Vorlagen Vorlagen sind. Sie sollten versuchen, sie zu personalisieren, damit sie zu Ihrer Marke passen.

Fügen Sie Details hinzu und ändern Sie ggf. den Tonfall. Denken Sie daran, dass diese Nachrichten Teil eines guten Kundendienstes sind!

1. Neukunden-Feedback

Ziel: Erste Eindrücke verstehen und schnell Optimierungspotenzial erkennen.
Beispiel-Frage: Wie zufrieden sind Sie mit Ihrem Onboarding-Erlebnis bei uns?

Je nach Situation können unterschiedliche Templates sinnvoll sein – etwa vor dem Kauf, nach dem Kauf oder nachdem ein Angebot abgelehnt bzw. ein Warenkorb verlassen wurde. Hier sind drei praxiserprobte Vorlagen:

1.1 Wenn der Kunde noch keinen Kauf getätigt hat

Diese Vorlage eignet sich, wenn:

• der Kunde längere Zeit auf der Checkout-Seite war, ohne den Kauf abzuschließen, oder
• er auf ein zugesandtes Angebot nicht reagiert hat.

Nachrichtenvorschlag:

“Hallo! Uns ist aufgefallen, dass Sie sich noch nicht für einen Kauf entschieden haben. Gibt es etwas, das Sie zurückhält? Vielleicht können wir Ihnen weiterhelfen!”

Empfohlener Kanal:
Pop-up im Checkout, Follow-up per E-Mail oder ein kurzer Telefonanruf (je nach Situation).

Wenn der Kunde den Warenkorb verlässt oder ein Angebot ablehnt

Manchmal kann man ein Geschäft einfach nicht abschließen, und in solchen Situationen ist es gut zu wissen, warum das passiert ist. Nur so kann man wissen, ob man den Prozess weiterentwickeln oder das Produkt selbst verbessern kann.

“Wir sind traurig, dass Sie gehen. Gibt es etwas, das wir anders hätten machen können? Lassen Sie es uns wissen, damit wir die Erfahrung beim nächsten Mal verbessern können! “

1.3 Wenn der Warenkorb abgebrochen oder ein Angebot abgelehnt wurde

Ein verlorener Kaufabschluss muss nicht das Ende sein – oft lässt sich aus den Gründen viel lernen.

Nachrichtenvorschlag:

“Schade, dass es diesmal nicht geklappt hat. Gab es etwas, das wir hätten besser machen können? Teilen Sie uns Ihre Gedanken mit – so können wir das Erlebnis verbessern!”

Empfohlener Kanal:
On-Page-Nachricht oder Follow-up-E-Mail.

Pro-Tipp: Kombinieren Sie diese Vorlagen mit automatisierten Triggern über Trustmary – so erreichen Sie Ihre Kund:innen immer im passenden Moment, ohne manuellen Aufwand.

2. Feedback nach dem Onboarding

Wenn Sie ein Produkt oder eine Dienstleistung anbieten, die einen intensiveren Einführungsprozess erfordert, ist das Onboarding ein entscheidender Moment. Hier erfahren Sie, wie gut Ihre Kund:innen den Start mit Ihrem Angebot erleben – und wo noch Luft nach oben ist.

Nachrichtenvorschlag:

“Herzlichen Glückwunsch zum Abschluss Ihres Onboardings – Sie sind jetzt fast schon ein echter Profi!
Wie haben Sie die Zusammenarbeit bisher erlebt? Wir freuen uns, wenn Sie ein paar kurze Fragen beantworten. Ihr Feedback hilft uns, den Onboarding-Prozess für Sie und andere weiter zu verbessern.”

Empfohlener Kanal:
Direkt in der App (In-App-Umfrage), per E-Mail oder im persönlichen Gespräch – je nach Nähe zum Kunden.

Tipp: Wenn Sie dieses Feedback automatisiert erfassen (z. B. mit einem Trigger nach dem letzten Onboarding-Schritt), bekommen Sie ehrliche Rückmeldungen genau im richtigen Moment – ohne aufdringlich zu wirken.

3. Nach ein paar Monaten Zufriedenheit checken und Potenziale erkennen

Lassen Sie Ihre Kund:innen nicht einfach „laufen“, nachdem der erste Kauf abgeschlossen ist. Ohne regelmäßiges Nachfassen entgehen Ihnen wertvolle Upselling-Chancen – und Sie riskieren eine schleichende Abwanderung.

Eine gezielte Kundenzufriedenheitsumfrage nach ein paar Monaten verrät Ihnen, ob Ihre Kund:innen noch an Bord sind, eventuell abwandern möchten – oder bereit für ein Folgeangebot wären.

Nachrichtenvorschlag:

“Wie geht es Ihnen? Wir hoffen, dass Sie unsere Zusammenarbeit bisher genießen – wir freuen uns jedenfalls, Sie als Kund:in zu haben!
Wir haben eine kurze Umfrage vorbereitet. Wenn Sie sich einen Moment Zeit nehmen, können wir noch besser verstehen, wie wir Sie unterstützen können.”

Empfohlener Kanal:
E-Mail oder In-App-Umfrage.

Profi-Tipp: Richten Sie automatische Zufriedenheitsabfragen mit Trustmary ein – z. B. 3 Monate nach dem Kauf oder Projektstart. So bleiben Sie regelmäßig im Kontakt, ohne manuell nachhaken zu müssen.

4. Einchecken, wenn es ruhig geworden ist

Vielleicht ist Ihr:e Kund:in schon eine Weile inaktiv – hat Ihre Software nicht genutzt, keine weiteren Käufe getätigt oder auf Follow-ups nicht reagiert. Genau dann lohnt es sich, freundlich und unaufdringlich nachzufragen.

Warum? Weil inaktive Kund:innen oft kurz davor sind abzuspringen – oder einfach nur den nötigen Impuls brauchen, um zurückzukommen.

Nachrichtenvorschlag:

“Hey! Wir haben schon eine Weile nichts mehr voneinander gehört. Wie läuft’s bei dir? Nimm dir gern eine Minute Zeit für unsere kurze Umfrage – wir würden gerne wissen, wie wir dich aktuell am besten unterstützen können.”

Empfohlener Kanal:
E-Mail oder SMS – je nachdem, was am besten zu Ihrem Kommunikationsstil passt.

Tipp: Nutzen Sie Inaktivitätstrigger in Trustmary, um solche Check-ins automatisch auszulösen – z. B. 30 Tage nach der letzten Interaktion.

5. Loyalität: Nutzen Sie begeisterte Kunden als Promotoren

Erinnern Sie sich an das Beispiel für eine überzeugende Frage, das wir vorhin genannt haben?

Hier liegt der Schlüssel: Ich war bereits ein zufriedener Kunde – also war es ein Leichtes, mich um einen kleinen Gefallen zu bitten.

Nachrichtenvorschlag:

“Schön, dass Ihnen unser Produkt gefällt! Hätten Sie einen Moment Zeit, uns Feedback zu geben? Es dauert nur eine Minute und hilft uns enorm weiter – danke!”

Empfohlener Kanal:
E-Mail, SMS oder In-App-Anfrage (z. B. nach einem Kauf oder einer erfolgreichen Nutzung).

Warum überhaupt Feedback von loyalen Kunden einholen?

Weil genau diese Stimmen Ihre besten Verkaufsargumente sind.
Zufriedene Kund:innen sind bereit, öffentlich über ihre positiven Erfahrungen zu sprechen – und genau das erzeugt Social Proof, eines der bewährten Prinzipien der Überzeugung nach Cialdini.

Mit dem integrierten Umfrage- und Marketing-Erlaubnis-Flow von Trustmary können Sie:

• Automatisiert positives Feedback erfassen,
• Testimonials mit Freigabe direkt für Marketing nutzen,
• Den Feedback-Loop clever anstoßen.

So wird Kundentreue nicht nur belohnt, sondern zum echten Wachstumsmotor.

Wie man die Nachricht für verschiedene Plattformen optimiert

Sicherlich haben Sie bemerkt, dass ich einige Vorschläge für die Verteilung Ihrer Umfrage oder zumindest der ersten Nachricht gemacht habe.

Lassen Sie uns nun einen genaueren Blick auf die Besonderheiten der einzelnen Kanäle werfen. Sie erfahren, wie Sie Ihre Botschaft jeweils anpassen sollten, damit sie genau dort wirkt, wo sie ankommt: bei Ihren Kund:innen.

Feedback-Formular für E-Mails

Dies ist die offensichtlichste und meistgenutzte Form der Kommunikation.

Es ist keine Überraschung: E-Mails können optisch sehr ansprechend sein und die Aufmerksamkeit der Menschen auf sich ziehen.

Andererseits erhalten wir so viele Informationen per E-Mail, dass viele Nachrichten unbemerkt bleiben. Vor allem im Einzelhandel liegt die durchschnittliche Klickrate bei weniger als 1 %.

Damit die Leute Ihre E-Mail auch wirklich öffnen, müssen Sie dem Titel viel Aufmerksamkeit schenken. Seien Sie prägnant und lassen Sie den Leser wissen, was genau Sie anbieten oder erbitten. (Erinnern Sie sich noch an das “Ich bitte Sie um Ihre Hilfe für 10 Sekunden”?)

Wenn Sie sich für die E-Mail entschieden haben, nutzen Sie alle Möglichkeiten, die sich Ihnen bieten! Gestalten Sie die Nachricht schön, indem Sie Banner, Markenfarben, auffällige Schriftarten und Ihr Profilbild hinzufügen.

Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail zustellbar ist. Andernfalls könnte sie direkt im Spam landen und ignoriert werden.

SMS

Eine SMS vermittelt ein Gefühl der Dringlichkeit und wird weniger ignoriert als eine E-Mail.

Achten Sie beim Versenden einer SMS darauf, dass sie seriös klingt. Es sind so viele Betrügereien im Umlauf, dass die Menschen extrem vorsichtig sind, wenn es darum geht, Links in Textnachrichten zu öffnen.

Denken Sie daran, sich in der Nachricht zu identifizieren und eventuell ein Detail hinzuzufügen, z. B. zu welchem Produkt oder welcher Dienstleistung Sie eine Rückmeldung wünschen. Damit erhöhen Sie Ihre Chancen, als seriös und nicht als Betrüger angesehen zu werden, insbesondere wenn Sie die erste Nachricht senden.

Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie die Erlaubnis haben, SMS an den Kunden zu senden. Bieten Sie auch die Möglichkeit, sich von den Nachrichten abzumelden.

Das Timing ist ein weiterer entscheidender Faktor beim SMS-Marketing. Unterbrechen Sie den Tag oder die Nacht Ihrer Kunden nicht mit lästigen Nachrichten.

Wenn Sie eine Umfrage für SMS schreiben, halten Sie sie kurz und knapp. Sie können einige Emojis verwenden, wenn das zu Ihrem Tonfall passt.

QR-Code

Eine QR-Code-Option für Feedback-Umfragen ist ein Lebensretter, wenn Ihr Unternehmen standortgebunden und offline ist.

Kein Kunde möchte eine lange URL eintippen, um zu Ihrer Online-Umfrage zu gelangen. Andererseits ist die Verwaltung von Umfragen in Papierform zeitaufwändig und macht es schwierig, Trends zu verfolgen.

Wenn Sie eine Umfrage mit QR-Code zur Hand haben, können Sie daraus ein Poster machen und es an Ihrer Bürowand oder an einem Messestand aufhängen.

In diesem Fall müssen Sie sicherstellen, dass Sie die Aufmerksamkeit des Kunden auf sich ziehen können. Der Kunde muss mit einem Blick erkennen, worum es bei Ihrem Plakat geht. 

Verwenden Sie auffällige visuelle Elemente und große Schriftarten.

Website oder In-App

Einige der oben genannten Vorlagen enthalten Fälle, in denen sich die Umfrage auf einer Website oder in einer App befindet.

Diese Taktik eignet sich hervorragend, wenn Sie genau den Moment treffen wollen, in dem der Kunde eine bestimmte Seite durchblättert.

Websites bieten eine Vielzahl von Möglichkeiten für verschiedene Umfragen. Sie können einen Link hinzufügen oder sogar das gesamte Formular auf Ihrer Website einbetten. Heutzutage ist es einfach, Widgets zu Ihrer Website hinzuzufügen, indem Sie einfach einen Codeschnipsel kopieren.

Der Nachteil von Umfragen auf der Seite ist, dass sie leicht übersehen werden können, wenn man an dem Link oder der Einbettung vorbeiscrollt. Um dies zu verhindern, verwenden Sie dynamische Elemente wie Pop-ups und Chatbots!

Am Telefon oder im persönlichen Gespräch

Es gibt immer die Möglichkeit, bei einem Treffen oder einem Telefonat um Feedback zu bitten. Für Menschen, die persönlich mit ihren Kunden in Kontakt stehen, ist das fast zu selbstverständlich.

Das ist guter Kundenservice und ermöglicht es Ihnen, ausführlichere Gespräche mit Ihren Kunden zu führen. Das steigert die Kundenerfahrung, da der Kunde das Gefühl hat, dass ihm wirklich zugehört wird.

Trotz aller Vorteile gibt es aber auch einige große Nachteile:

• Menschen können sich scheuen, direktes Feedback von Angesicht zu Angesicht zu geben.
• Die Situation könnte sich überstürzt anfühlen und sie haben keine Zeit zum Nachdenken.
• Sie müssen das Feedback ohnehin aufschreiben, wenn Sie sich später daran erinnern wollen.
• Um Berichte und Analysen über die Kundenzufriedenheit zu erhalten, müssen Sie das Feedback in einer Art Datenbank (vielleicht im guten alten Excel) speichern.
• Das kostet Zeit, und Zeit ist Geld.
• Sie können den Prozess der Feedback-Erfassung nicht automatisieren.

Tipp: Halten Sie die Fragen kurz und konkret – und notieren Sie sich die Antworten direkt, solange sie noch frisch sind.

Vorteile von regelmäßigen Umfragen zum Kundenfeedback

Warum regelmäßig Kundenfeedback einholen?

Denn es hat viele Vorteile! Langfristig wird es sich positiv auf das Wachstum Ihres Unternehmens auswirken.

1. Erfahren Sie, was Ihre Kunden denken, und verbessern Sie Ihre Kundenerfahrung. 
2. Verhindern Sie Kundenabwanderung und erhöhen Sie die Kundenbindung.
3. Sie wissen, wie Sie im Vergleich zu Ihren Konkurrenten dastehen (nach Meinung der Kunden).
4. Erkennen Sie Schmerzpunkte in der Customer Journey oder in Ihrem Produkt selbst.
5. Positives Feedback stärkt die Moral.
6. Sie können Testimonials von Ihren zufriedenen Kunden anfordern.
7. Erkennen Sie Trends und reagieren Sie schnell auf sie.

Regelmäßige Kundenfeedback lassen sich mit Hilfe von Automatisierungen leicht einholen.

Sie können einen bestimmten Zeitpunkt festlegen, zu dem die Umfragen verschickt werden sollen, oder Sie können sie von auslösenden Ereignissen abhängig machen.

Erfahren Sie mehr über die Automatisierung von Feedback mit HubSpot und sparen Sie Zeit!

Schlussfolgerung: Jetzt Feedback smart nutzen

In diesem Artikel haben Sie 5 praktische Vorlagen für verschiedene Feedback-Szenarien kennengelernt – vom ersten Eindruck bis hin zu loyalen Bestandskund:innen. Außerdem wissen Sie jetzt, wie Sie Ihre Nachrichten je nach Kanal optimal anpassen, um maximale Rücklaufquoten zu erzielen.

Mit Trustmary setzen Sie dieses Wissen direkt um:

• Verwenden Sie vorgefertigte oder eigene Vorlagen
• automatisieren Sie den Versand
• und integrieren Sie den Feedbackfluss nahtlos in Ihr CRM.

Und das Beste: Die Feedback-Formular-Bibliothek von Trustmary wächst ständig – so finden Sie immer die passende Vorlage für Ihre Situation.

Starten Sie noch heute, sammeln Sie gezielt Kundenfeedback und verwandeln Sie es in echte Wachstumschancen. Feedback war noch nie so einfach!

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• Wie man verschiedene Methoden des Kundenfeedbacks effektiv einsetzt
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