Hur man automatiserar insamling av kundreferens med CRM

Samla in skriftliga och videobaserade kundreferens automatiskt

Du kan “outsourca” insamlingen av kundreferens till ditt CRM-system genom att skapa automatiseringar. Trustmary kan integreras med de flesta CRM-system, till exempel HubSpot, Pipedrive, SalesForce och Microsoft Dynamics 365. Läs mer om integrationer här.

Därefter tittar vi på vad du kan göra efter CRM-integrationen och hur du kan samla in skriftliga och videobaserade kundreferens automatiskt med Trustmary.

Kontaktlistor och utlösare

När insamling av feedback och kundreferens är kopplad till CRM-arbetsflödet kan du använda Trustmary för att definiera vilka undersökningar som skickas ut till vilka kunder vid olika kontaktpunkter i kundresan.

I princip överförs kundernas kontaktuppgifter från CRM till Trustmary och bildar nya kontaktlistor. En kontaktlista kan innehålla t.ex.

• kunder som gjort ett köp under de senaste 3 månaderna,
• kunder som har köpt specifika produkter och
• kunder som har returnerat en produkt

När du har skapat kontaktlistor kan du rikta specifika undersökningar till specifika listor. Du kan ställa in olika utlösare för kontaktlistorna. Utlösarna aktiverar utskick av undersökningar i ett valt skede av kundresan. 

En utlösande faktor kan vara:

• Lägga till en ny kund i en kontaktlista
• Nytt enkätsvar/poäng
• Återkommande händelse vid en vald tidpunkt.

Skicka ut undersökningsformulär

Om du vill skicka ett undersökningsformulär till ett visst kundsegment en gång i kvartalet kan du ställa in en automatisering för det. Du behöver inte oroa dig för om Matt har fått en kundreferensformulär eller inte – det har han gjort.

Ett annat exempel: Om Mary ger din tjänst ett NPS-betyg på 6 eller lägre kan du automatiskt skicka en enkät till henne och fråga hur du kan hjälpa henne att förbättra sin kundupplevelse.

Förutom utlösare kan du ställa in andra villkor för att skicka formulären.

Du kan välja:

• kanal för att skicka formuläret (e-post, SMS)
• eventuell väntetid före sändning
• andra villkor för sändning
• en tid för att skicka en påminnelse om kunden inte svarar

När formuläret är skapat, riktat till en specifik kontaktlista och automatiseringen är inställd behöver du inte göra någonting. 

Du kan vara på semester eller sova hemma, och undersökningsformuläret skickas automatiskt när villkoren är uppfyllda.

Importera kontaktlistor till Trustmary

Nu ska vi diskutera hur du integrerar CRM med Trustmary och automatiserar insamlingen av kundreferens.

Trustmary kan anslutas till de flesta CRM-system antingen med en inbyggd integration eller via Zapier. Se instruktioner här.

Nedan tar vi en kort titt på båda typerna av integrationer. Oroa dig inte om integrationer, API-nycklar eller Zapier-åtgärder låter som kvantfysik – vi hjälper dig gärna! Boka ett möte och låt oss komma igång!

Integrering av CRM Native i ett nötskal

• Installera Trustmary-applikationen i CRM
• Skapa en ny API-nyckel i Trustmary
• Lägg till API-nyckel till CRM
• Välj villkor och kontaktlistor för att flytta kontakter till Trustmary

CRM Zapier-integration i ett nötskal

• Välj CRM som utlösare i Zapier
• Logga in i systemet och välj de uppgifter du vill använda.
• Välj Trustmary som åtgärd och anslut Zapier till systemet med en API-nyckel.
• Välj de uppgifter som du vill använda och den kontaktlista som du vill flytta uppgifterna till.

Skapa en automatisering

Nu har vi lyckats flytta de önskade kontakterna från CRM till Trustmary’s kontaktlista. 

Därefter ska vi se hur du skapar en automatisering för att skicka ett formulär och samla in kundreferens.

Ovanstående diagram illustrerar principen för en mycket enkel automatisering av en NPS-enkät.

Automatiseringen är inställd på att skicka en enkät två dagar efter att kunden lagts till i en kontaktlista.

Enkäten skickas via e-post, och om det inte finns något svar efter två dagar skickas samma enkät till kunden via SMS.

När du skapar en automatisering behöver du bara välja

• lämpligt namn för automatiseringen
• önskade utlösare
• kontaktlista

Därefter kan du skriva ett lämpligt meddelande för undersökningen eller använda en mall för meddelandet.

Nu kan du testa hur automatiseringen fungerar och skicka ett meddelande till dig själv eller en kollega.

När allt fungerar perfekt kan du spara automatiseringen och publicera den. Då fungerar allt automatiskt. 

Fördelar med automatisering

Har du tomma stunder i din kalender varje vecka? Har du tid för en tupplur under arbetsdagen? Nej? Inte jag heller. Även om avslappnade stunder och tupplurar skulle vara bra för välbefinnandet är det inte många av oss som har tid för dem.

Oftast är dina att-göra-listor oändliga. I så fall bör du definitivt fokusera på de uppdrag där dina unika färdigheter behövs och som är viktigast för helheten.

Det är naturligtvis mycket viktigt att samla in feedback och kundreferens, men det manuella arbetet är onödigt tidskrävande.

Den manuella processen innehåller många flaskhalsar:

1. Skicka blanketterna fördröjs eller du glömmer dem.
2. Kunden påminns inte om undersökningen och du får inte alla svar.
3. Insamlade kundreferens publiceras inte för att du glömmer eller inte har tid.
4. Feedback och kundreferens sprids inte väl inom organisationen.

Automatisering kan lösa alla dessa problem. Du känner säkert till talesättet “arbeta smartare, inte hårdare”. Detta är att arbeta smartare, som automatisering:

1. Sparar tid och resurser

Du kan bygga ett hus av träd som du själv har planterat och odlat, men är det det mest effektiva sättet? När du automatiserar insamlingen av feedback och kundreferens kan du använda den överblivna tiden till andra uppgifter, t.ex. kundservice. Det skulle också förbättra kundupplevelsen.

2. Se till att du får feedback och kundreferens kontinuerligt.

Automatiseringen ser till att vissa undersökningar skickas ut, t.ex. en gång i kvartalet. När du har skapat formulären och fastställt villkoren kan du fokusera på att använda den insamlade feedbacken och kundreferensen.

3. Gör livet enklare för säljarna, eftersom de inte längre behöver skicka enkäter till kunderna.

Är din bästa säljare också den bästa avsändaren av feedbackundersökningar? Även om de skulle göra det är det bäst att fokusera försäljningsarbetet på den viktigaste uppgiften – att sälja.

4. Gör livet enklare för marknadsföringsteamet, eftersom de inte behöver övervaka säljteamet.

När säljarna inte längre är ansvariga för att skicka feedbackundersökningar behöver marknadsföringsteamet inte påminna dem om den här uppgiften. Marknadsföringen kan fokusera på att granska formulär och kundreferens direkt i Trustmary.

5. Gör det enkelt att distribuera feedback och kundreferens inom organisationen.

Vi vet säkert alla hur trevligt det är att få erkännande för vårt arbete. Problemet är dock ofta att kundens positiva feedback fastnar i en inkorg någonstans och aldrig når fram till rätt person.

Precis som positiv feedback riskerar även konstruktiv feedback att glömmas bort.

Med Trustmary kan feedback och kundreferens lätt distribueras inom organisationen. Du kan vidarebefordra feedbacken direkt till olika team för att stödja förbättringsarbetet. Meddelanden om nya svar kan skickas via e-post till rätt personer.

Feedback och kundreferens kan också skickas direkt till en intern kommunikationskanal. Vi på Trustmary har inrättat en separat kanal för #kundåterkoppling i Slack. Nya enkätsvar visas automatiskt i kanalen så att alla anställda kan se dem i realtid.

Kundåterkoppling i realtid och med insyn har haft stor betydelse. Vem skulle inte få en fin boost för dagen av positiv feedback?

Publicera kundreferensen

När formuläret har skickats sparas alla svar från kunderna i Trustmary. Du kan publicera kundreferensen på din webbplats direkt från Trustmary-systemet.

För att bädda in en webbplats behöver du en kod som du klistrar in på din webbplats på den plats där du vill visa kundreferensen. 

De publicerade kundreferensen hjälper dig att bygga upp ett förtroende hos potentiella kunder och öka konverteringsgraden på din webbplats.

När du väl har bäddat in den kan du publicera nya kundreferens med ett enda klick. Läs mer om publicering av kundreferens och de olika widgetarna här.

Slutsats

Att automatisera processen för att samla in feedback och kundreferens kan låta som ett stort projekt. 

Så är inte fallet. Genom att integrera Trustmary med ditt CRM-system kan du skapa och skicka de första formulären på under 30 minuter.

Det är mycket enkelt att skapa undersökningar med Trustmary-mallarna. Det går också att publicera kundreferens med några få klick.

Vi har nu gått igenom hur du automatiserar insamlingen av feedback och kundreferens genom att importera kunddata från ditt CRM.

Nu vet du hur du kan

• effektivisera ditt arbete med hjälp av automatisering
• säkerställa en konsekvent insamling av feedback och kundreferens
• överföra kunddata från CRM till Trustmary
• skapa kontaktlistor
• skapa automatiseringar för kontaktlistorna

Viktigast av allt är att du vet vilka åtgärder du ska vidta om du vill ta en tupplur under dagen!

Boka ett möte med oss och låt oss få igång festen.

Detta är den andra delen av en bloggserie i tre delar. I den första delen ger vår onboardingspecialist Petteri Puumala sina bästa tips om hur man använder CRM. I den tredje delen presenteras verkliga resultat som vår kund har uppnått med hjälp av dessa råd.

Läs mer om hur du samlar in, publicerar och använder dig av kundreferens:

• Den ultimata guiden för att samla in och använda kundreferens
• Samla in kundreferens och recensioner i Pipedrive
• Hur man använder kundreferens i marknadsföringen
• 3 bästa exempel på brev med begäran om kundreferens som du kan kopiera
• Samla in feedback i Hubspot – automatiskt