Kundenfeedback über E-Mail-Signaturen erhalten: Wie und Warum

E-Mail-Signaturen sind mehr als nur eine Schlussformel am Ende Ihrer Nachricht. 

Sie sind ein wirkungsvolles Werkzeug für die Kommunikation und das Branding. 

Aber was wäre, wenn Ihre E-Mail-Signatur mehr als nur Kontaktinformationen enthalten würde? 

Was wäre, wenn sie Ihnen aktiv helfen könnte, mehr Kundenfeedback zu erhalten?

Dem Kunden ein Mitspracherecht geben

Feedback spielt eine wichtige Rolle bei der Unternehmensentwicklung. 

Es kann aber schwierig sein, zu beurteilen, was die Kunden denken und fühlen. 

Einfache Änderungen an Ihrer E-Mail-Signatur können Ihrem Unternehmen helfen, das wichtige Feedback zu erhalten, das es für sein Wachstum benötigt.

Die Pandemie hat den persönlichen Kontakt nahezu unmöglich gemacht, aber damit steigt auch die Nachfrage nach digitalen Kanälen, die so personalisiert wie möglich sind.

Eine der einfachsten und effektivsten Möglichkeiten dazu, ist die Integration eines einfachen Feedback-Systems in Ihre E-Mail-Signatur.

Werkzeuge wie 1-Klick-Signatur-Umfragen, integrierte Kundenfeedback-Boxen und einfache Ampel-Leistungsindikatoren werden mit der steigenden Nachfrage nach Fernarbeitsplätzen immer häufiger zum Einsatz kommen.

Auf diese Weise erfahren die Unternehmen, wie sich ihr Angebot auf ihren Ruf auswirkt und welche Möglichkeiten zur Verbesserung in der Zukunft bestehen.

So können Unternehmen das Nutzererlebnis die ganze Zeit über verfolgen und wissen, worauf sie ihre Bemühungen konzentrieren und wie sie ihre Angebote in Zukunft optimieren müssen.

Die Rolle der E-Mail-Signatur zur Steigerung des Kundenfeedbacks

Die Verwendung der E-Mail-Signatur zur Sammlung von Kundenfeedback bietet mehrere Vorteile. 

E-Mails sind der primäre Kommunikationskanal für Unternehmen und sie werden regelmäßig von Kunden empfangen, was sie zu einem einen konsistenten Kontaktpunkt macht. 

Durch den Einsatz dieses Werkzeugs können Unternehmen eine kontinuierliche Beziehung zu ihren Kunden aufbauen und pflegen, was zu einer höheren Zufriedenheit und Loyalität führt.

E-Mail-Signaturen ermöglichen es Ihnen, zum richtigen Zeitpunkt um Feedback zu bitten. 

Sie sind in jeder E-Mail enthalten, wodurch Sie Ihre Kunden unmittelbar nach einer Transaktion, einer Interaktion oder einer Serviceerfahrung um Feedback bitten können, wenn die Erfahrung mit Ihrem Produkt oder Service noch frisch in ihrem Gedächtnis ist. 

Darüber hinaus kann die Integration eines optisch ansprechenden Banners oder einer auffälligen CTA-Schaltfläche (Handlungsaufruf) in Ihre Outlook E-Mail-Signatur die Nutzer dazu ermutigen, Feedback oder Bewertungen zu hinterlassen.

Dieses auffällige Element kann die Aufmerksamkeit auf die Feedback-Anfrage lenken, wodurch es wahrscheinlicher ist, dass die Kunden sich damit befassen und ihre Meinungen mitteilen. 

Umfragen per E-Mail-Signatur sind außerdem eine weitere effektive Möglichkeit, um direktes Feedback von Kunden zu erhalten. 

Wenn Sie einen kurzen Umfrage-Link oder einen Fragebogen in Ihre E-Mail-Signatur integrieren, dann können Sie ganz einfach wertvolle Erkenntnisse über die Kundenzufriedenheit und Verbesserungsvorschläge erhalten. 

Dieser proaktive Ansatz zeigt, dass Sie sich bemühen, die Bedürfnisse Ihrer Kunden zu verstehen und auf sie einzugehen und stärkt so die Beziehung mit den Kunden und deren Loyalität.

Umfragen per E-Mail-Signatur, um mehr Kundenfeedback zu erhalten

E-Mail-Umfragen sind eine der gängigsten und effizientesten Methoden, um Feedback und Bewertungen von Kunden zu erhalten und den Grad ihrer Zufriedenheit mit Ihren Produkten und Dienstleistungen zu messen. 

Aber reagieren alle Kunden auf E-Mail-Umfragen? 

Die meisten Menschen öffnen nicht alle E-Mails, insbesondere Marketing- und Umfrage-E-Mails und manche Umfrage-E-Mails landen sogar im Spam-Ordner.

Das liegt daran, dass die Menschen nicht viel Zeit mit dem Lesen und Beantworten langer Umfragen verbringen möchten. 

Wie können Sie also Kundenfeedback erhalten, das wichtig für Ihr Unternehmen ist, um die Erfahrungen Ihrer Kunden mit Ihren Produkten und Dienstleistungen zu verstehen und ihre Zufriedenheit zu steigern?

Was ist eine E-Mail-Signatur-Umfrage?

Eine E-Mail-Signatur-Umfrage ist eine Umfrage, die in die Signatur einer jeden E-Mail eingebettet ist, d.h. es handelt sich nicht explizit um eine Umfrage-E-Mail, in der speziell nach Kundenfeedback gefragt wird.

Umfragen in Signaturen bieten eine schnelle und einfache Möglichkeit, um Kundenfeedback zu erhalten und die Kundenzufriedenheit zu messen, ohne die Kunden mit einer weiteren E-Mail zu belästigen, in der sie aufgefordert werden, an einer Umfrage teilzunehmen und Feedback abzugeben. 

Signatur-Umfragen lassen sich im Gegensatz zu Website-Feedback problemlos in E-Mails integrieren und ermöglichen so eine angenehme Interaktion mit den Kunden.

Vorteile von E-Mail-Signatur-Umfragen

Geringerer Zeit- und Arbeitsaufwand

Einer der wichtigsten Vorteile von Umfragen per E-Mail-Signatur besteht darin, dass das Erstellen und Versenden von E-Mail-Umfragen sehr wenig Zeit und Mühe erfordert. 

Für die Durchführung dieser Umfragen müssen Sie keine Einladungsmails oder lange Fragebögen erstellen. 

Sie können die Umfrage einfach zur Signatur der E-Mails hinzufügen, die Sie zur Interaktion mit Ihren Kunden verwenden.

Geringerer Aufwand für die Kunden

Umfragen in Signaturen erfordern von den Kunden keinen großen Aufwand, sie müssen keine separate Umfrage-E-Mail öffnen und lesen und keinen Hyperlink zur Teilnahme an einer Umfrage aufrufen. 

Sie können diese Umfragen ganz einfach während der normalen E-Mail-Interaktionen beantworten. 

Sie können ihnen auch die Möglichkeit geben, nach der Beantwortung der ersten Frage, mehr über die Erfahrungen mit Ihrem Unternehmen zu schreiben, ohne eine vollständige Umfrage durchführen zu müssen.

Hohe Antwortraten

Studien zufolge haben 40% der Menschen mehr als 50 ungelesene E-Mails in ihrem Posteingang. Kunden neigen oft dazu, Umfragen nicht zu öffnen. 

Bei dieser Methode ist es aber sehr wahrscheinlich, dass die Kunden die E-Mail öffnen, um aktuelle Informationen über ihre Arbeit zu erhalten. 

Dabei lesen sie die Frage in der E-Mail-Signatur und wenn ihnen etwas einfällt, dann haben sie die Möglichkeit, es Ihnen mitzuteilen. Sie können sich kaum zurückhalten, ein Feedback abzugeben.

Möglichkeit, an jedem Kontaktpunkt Feedback zu sammeln

Bei einer regelmäßigen Umfrage-E-Mail müssen Sie darauf achten, nicht zu viele Umfragen zu versenden, weil sonst die Umfragen an Wert verlieren können und die Beantwortungsquote sinkt. 

Mit Umfragen per E-Mail-Signatur können Sie aber an jedem Berührungspunkt eine Umfragen versenden, unabhängig davon, wo die E-Mail-Interaktionen stattfinden.

Man kann sofort Antworten erhalten

Der Prozess der Verwendung von E-Mail-Signatur-Umfragen ist schnell und einfach, so dass Sie schnell Antworten auf die Umfragen erhalten können. 

Sie müssen nicht warten, bis ein Geschäft oder eine Angelegenheit abgeschlossen ist. Außerdem können Sie mit Hilfe dieser schnellen und kurzen Umfragen sofortiges Feedback zu jedem Schritt des Prozesses erhalten.

E-Mails sind ein vertrauenswürdiges Kommunikationsmittel

Ihre Kunden ignorieren E-Mail-Umfragen vielleicht, weil sie denken, dass es sich um Spam oder Betrug handelt, aber eine normale Kundenmail ist eine vertrauenswürdige Kommunikationsquelle für die Kunden. 

Deswegen ist es wahrscheinlicher, dass sie auf die Umfrage antworten.

Weniger zeitaufwendig

Eine Umfrage in der Signatur ist sowohl für Sie als auch für Ihre Kunden weniger zeitaufwendig. 

Sie brauchen weder viel Zeit, um E-Mail-Signatur-Umfragen zu erstellen und zu teilen, noch müssen Ihre Kunden viel von ihrer kostbaren Zeit mit dem Ausfüllen eines Umfrageformulars verbringen.

So sparen Sie beide Zeit.

Welche Fragen sollten Sie in E-Mail-Signatur-Umfragen stellen?

Die Umfragen zur Kundenerfahrung enthalten normalerweise nur eine Frage. 

Hier sind ein paar Beispielfragen, die Sie in Ihrer eigenen E-Mail-Signatur-Umfrage stellen könnten:

• Wie zufrieden sind Sie mit unserer Arbeit heute? (Der Kundenzufriedenheits-Score “CSAT”)
• Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie uns an einen Freund oder Kollegen weiterempfehlen? (Der Net Promoter Score)
• Wie war Ihre Erfahrung?
• Wir würden Sie Ihre Erfahrung bewerten? (Sternbewertung)

6 Tipps für die Verwendung von E-Mail-Signaturen zur Steigerung des Kundenfeedbacks

Sie kennen jetzt die Grundlagen für die Einbindung von Umfragen in Ihre E-Mail-Signatur, also lassen Sie uns nun einige bewährte Verfahren zur Maximierung ihrer Effektivität anschauen:

1. Halten Sie sie kurz

Ihre E-Mail-Signatur sollte übersichtlich, professionell und prägnant sein. 

Geben Sie die wichtigsten Kontaktinformationen an, z.B. Ihren Namen, Ihre Berufsbezeichnung, den Firmennamen und Ihre Telefonnummer. 

Vermeiden Sie es, die Signatur mit unnötigen Details zu überladen.

2. Fügen Sie einen Handlungsaufruf (CTA) hinzu

Integrieren Sie einen subtilen CTA, der die Empfänger auffordert, ihr Feedback abzugeben.

Eine einfache Zeile kann dabei schon ausreichen, wie z.B.: „Wir schätzen Ihre Meinung. Teilen Sie uns bitte Ihr Feedback mit!“ Fassen Sie sich kurz und prägnant.

3. Fügen Sie einen Umfrage-Link ein

Verlassen Sie sich nicht nur auf allgemeine Feedback-Anfragen, sondern fügen Sie auch einen direkten Link zu einer Umfrage zu Ihrer HTML E-Mail-Signatur hinzu. 

Das erleichtert es den Empfängern, ihr Feedback abzugeben, ohne durch mehrere Seiten navigieren zu müssen.

4. Bieten Sie Anreize

Bieten Sie Anreize wie Preisnachlässe oder exklusive Angebote, um die Kunden zum Ausfüllen der Umfrage zu bewegen. 

Das kann die Teilnahmequote erhöhen und Ihren Kunden einen zusätzlichen Nutzen bieten.

5. Wechseln Sie die Umfragen regelmäßig

Sie sollten die in Ihrer E-Mail-Signatur integrierten Umfragen regelmäßig austauschen, um die Kunden nicht zu langweilen. 

Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Kunden mit neuen Fragen und Themen konfrontiert werden, wodurch sie interessiert bleiben und bereit sind, Feedback zu geben.

6. Verfolgbarkeit

Viele E-Mail-Signatur-Werkzeuge und E-Mail-Marketing-Plattformen bieten Tracking-Funktionen. 

Sie können nachverfolgen, wie viele Kunden auf den Feedback-Link klicken oder sich mit der Feedback-Anfrage in Ihrer Signatur befassen und erhalten so wertvolle Daten über deren Wirksamkeit.

Die Nachteile von E-Mail-Signatur-Umfragen

Anonymität schränkt die Möglichkeit auf Feedback zu antworten ein

Umfrageantworten in Gmail und Outlook sind standardmäßig anonym (Lösungen zur Umgehung dieses Problems finden Sie weiter unten), das ist bei diesen Plattformen einfach so. 

Es ist erwiesen, dass Menschen ehrlicheres Feedback geben, wenn ihre Antworten anonym sind, aber das bedeutet auch, dass Sie keine Informationen haben, um auf negative Antworten zu reagieren.

Und wenn Sie keine Ticketingsoftware verwenden, dann können die Umfrageergebnisse auch leichter durch Spam-Antworten oder „Wutklicks“ verfälscht werden. 

Es gibt bei Umfragen leider immer wieder Datenmüll, aber schauen Sie darüber hinaus und konzentrieren Sie sich auf die übergreifenden Trends, um ein Gesamtbild zu erhalten.

Sie sind nicht immer angemessen

In manchen Fällen wäre es einfach nur eigenartig oder unsensibel, eine Umfrage in eine Ihrer E-Mails einzufügen. 

Mit den meisten E-Mail-Clients und Add-ons ist es zum Glück ganz einfach, Umfragen einzeln zu entfernen.

Die besten Werkzeuge zur Erstellung von E-Mail-Signaturen

Um Feedback-Umfragen in Ihren E-Mail-Signaturen zu teilen, benötigen Sie zwei Werkzeuge: ein Tool für E-Mail-Signaturen und ein Feedback-Tool.

Für das E-Mail-Signatur-Tool empfehlen wir MySignature.io, das Ihnen hilft, jede Art von E-Mail-Signatur einfach zu gestalten und zu erstellen. Nachdem Sie eine schöne Signatur erstellt haben, fügen Sie einfach den richtigen Link zur Feedback-Umfrage hinzu.

Für Feedback empfehlen wir die Verwendung von Trustmary. Sie können eine Feedback-Umfrage erstellen, die kurz ist, ein Markenimage trägt, eine hohe Antwortrate erzielt und es Ihnen ermöglicht, gleichzeitig Feedback sowie öffentliche Bewertungen zu sammeln.

Anschließend können Sie die Feedback-Umfrage mit einem in Ihre E-Mail-Signatur eingebetteten Link teilen.

Fazit

Umfragen per E-Mail-Signatur sind eine großartige Möglichkeit, um Feedback von Kunden zu erhalten, ohne sie mit dem Versand separater E-Mail-Umfragen zu belästigen. 

Mit Hilfe einer guten E-Mail-Signatursoftware (wie MySignature.io) können Sie ganz einfach Umfragen zur Signatur hinzufügen und mit Ihren Kunden bei jeder E-Mail-Interaktion teilen, um Kundenfeedback zu jedem Aspekt oder Berührungspunkt der Kundenerfahrung zu sammeln.

Der Artikel wurde in Zusammesarbeit mit MySignature.io verfasst.

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