Mevent: Durch CRM-Integration Kundenerfahrung sichtbar und messbar machen

In der Veranstaltungsbranche steht das Kundenerlebnis im Mittelpunkt, denn neue Kunden kommen oft auf Weiterempfehlung. Mevent wollte auch die Meinungen seiner zufriedenen Kunden auf seiner Website und in den sozialen Medien präsentieren und sein Kundenerlebnis systematisch messen.

Mevent ist eine einheimische Eventagentur, die sich auf qualitativ hochwertige und gut durchgeführte Veranstaltungen spezialisiert hat. Das Unternehmen ist vor allem als Premium-Hochzeitsplaner bekannt, führt aber auch immer mehr B2B-Events wie Mitarbeiterfeste, Kundenveranstaltungen und Firmenjubiläen durch.

Der Kerngedanke des Unternehmens ist einfach: Das Fest oder die Veranstaltung eines Kunden ist ein voller Erfolg, wenn jedes Detail sorgfältig durchdacht und ausgeführt wird.

Mari Viljanen, Head of Customer Success bei Mevent, dessen Karriere schon immer mit Kunden und Veranstaltungen zu tun hatte, ist für das Kundenerlebnis verantwortlich.

“Wir pflegen unsere Kundenbeziehungen und streben eine langfristige Zusammenarbeit an, da wir die Wünsche und Bedürfnisse unserer Kunden bei jeder Veranstaltung besser kennen lernen”, sagt Viljanen.

Viljanen möchte, dass sich das Kundenerlebnis im gesamten Betrieb von Mevent widerspiegelt, sowohl intern als auch extern. Trustmary unterstützt dieses Ziel, indem es Kundenfeedback in den Alltag, die Entscheidungsfindung und das Marketing einbringt.

Herausforderung: Feedback wurde gegeben, aber es wurde nicht angezeigt

Viljanen kam Anfang 2025 zu Mevent und ist seither maßgeblich am Aufbau einer Kultur beteiligt, in der Kundenerfahrung und -zufriedenheit im Mittelpunkt unseres Handelns stehen.

“Mein Herz schlägt für das Kundenerlebnis. Ich möchte, dass die Veranstaltungen meiner Kunden so gut wie möglich sind”, sagt Viljanen.

Schon vor der Einführung von Trustmary wurde Mevent von seinen Kunden gelobt, aber das Feedback war verborgen. Es kam per E-Mail, Telefonanrufe und Produktionsbesprechungen, aber es wurde nicht öffentlich genutzt und das Feedback wurde nicht systematisch gesammelt.

Viljanen wollte dieses Problem lösen:

1. Der Feedback-Prozess mussten zu einem festen Bestandteil des Kundenbeziehungsmanagements werden.
2. Ziel war es, die Sammlung und Analyse von Feedback zu automatisieren
3. Die Daten zur Kundenzufriedenheit sollten in das eigene CRM-System eingespeist werden , damit sie für alle sichtbar sind.
4. Das Kundenfeedback muss in der Marketingkommunikation sichtbar sein.

Viljanen unterstreicht auch die Bedeutung von Messungen und Feedback für die Entwicklung des Kundenerlebnisses:

“Ohne Feedback kann man sich nicht weiterentwickeln. Es ist wichtig, zu hören, was gut gelaufen ist und was wir besser machen können. Wenn wir die Informationen sichtbar machen, werden sie nicht nur zu einem Gefühl, sondern zu einem Werkzeug für die Entwicklung”, sagt sie.

Lösung: Integrationen, um Trustmary zum Bestandteil des täglichen Lebens zu machen

Die Wahl fiel auf Trustmary, weil es genau die Funktionen bot, die Mevent benötigte.

Das System wurde in Pipedrive CRM integriert. Dadurch wurde die Erfassung des Feedbacks automatisiert, sobald der Kunde die entsprechende Stufe erreicht hat.

“Wenn ein Kunde im CRM eingegeben ist, versendet Trustmary automatisch eine Feedback-Umfrage, ohne dass Sie etwas dafür tun müssen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Kundenerfahrung von jedem Kunden gemessen wird, anstatt sich auf manuelle Befragungen zu verlassen”, sagt Viljanen.

Dank einer guter Dokumentation hat Viljanen es geschafft, die Integration zwischen Pipedrive und Trustmary selbstständig zu erstellen.

“Ich wusste, dass ich nicht versehentlich Daten zerstören oder löschen konnte, da es sich um eine native Integration handelt, bei der neue Daten zwischen Systemen gesendet werden”, fährt sie fort.

Wichtige Informationen im CRM durch Integration

Dank dieser Integration sind alle wichtigen Daten tagesaktuell direkt in Pipedrive verfügbar.

“Wir haben jetzt ein Feld in Pipedrive, das automatisch Informationen aus Trustmary darüber importiert, wie zufrieden der Kunde mit früheren Transaktionen war. Wir müssen die Informationen nicht mehr aus separaten Berichten oder Systemen abrufen. Alles Relevante ist direkt im CRM sichtbar”, sagt Viljanen.

Laut Viljanen ist die Integration selbst – obzwar sie ein wenig Einarbeitungszeit erfordert – viel einfacher war als die Implementierung vieler anderer Tools. Das Wichtigste sei, dass sich das System nahtlos in den Alltag einfügt. Es stelle zudem sowohl für den Kunden als auch für das Team einen echten Mehrwert dar.

Darüber hinaus bietet Trustmary die Möglichkeit, über einen QR-Code Feedback von den Veranstaltungsteilnehmern zu sammeln, das die Gesamterfahrung der Veranstaltung hervorhebt. Dies ist besonders wertvoll für B2B-Veranstaltungen, bei denen eine Person bucht, aber Dutzende oder Hunderte teilnehmen.

Kundenfeedback stärkt das Team auch intern

Das Kundenfeedback wird nicht nur für Marketingzwecke gesammelt. Es wird zudem zum wichtiger Bestandteil der internen Kommunikation und des Managements.

Viljanen sagt, dass sie positives Feedback direkt an das Produktionsteam weitergibt, um sich für eine gute Arbeit zu bedanken. Besonders in Situationen, in denen ein Kunde eine perfekte Bewertung abgibt oder einen außergewöhnlich lobenden Kommentar schreibt. Dann möchte Viljanen, dass das ganze Team davon erfährt.

“Es ist großartig, wenn man den Mitarbeitern aufgrund des Feedbacks direkt danken kann. Es stärkt das Gefühl, dass die Arbeit sinnvoll ist und wahrgenommen wird.”

Feedback ist eine Quelle der Motivation, aber auch ein Werkzeug für die Entwicklung. Viljanen hofft, dass die Kunden auch den Mut haben, konstruktives Feedback zu geben, wenn etwas nicht so läuft wie erwartet. Dies ermöglich eine anhaltende Verbesserung der Dienstleistung.

Obwohl nicht alle Rückmeldungen immer Namen oder Details enthalten, werden sie analysiert und wenn möglich interpretiert. Das Feedback wird über die internen Kommunikationskanäle von Mevent, wie z. B. WhatsApp, mit dem Team geteilt, so dass die gesamte Organisation gemeinsam Erfolge feiern kann.

“Das Kundenfeedback ist für uns ein Spiegel, der uns zeigt, was wir richtig gemacht haben und wo wir noch wachsen können”, sagt Viljanen.

Die besten Vorteile von Trustmary

1) Sichtbarkeit des Feedbacks: Auf Websites und in sozialen Medien veröffentlichtes Feedback ist ein wirksames Mittel, um Vertrauen aufzubauen.

2) Automatisierung: Der Feedback-Fragebogen wird zum richtigen Zeitpunkt versandt, ohne dass manuelle Arbeiten erforderlich sind, was Zeit spart und Konsistenz gewährleistet.

3) CRM-Integration: Die Trustmary-Daten werden direkt in Pipedrive im Kontext der Kundenbeziehung angezeigt, was die Verwaltung des gesamten Prozesses erleichtert.

4. Benutzerfreundlichkeit: Die Schnittstelle ist klar und bequem zu bedienen, ohne dass technische Kenntnisse erforderlich sind.

5) Erweiterung der Veranstaltungserfahrung: Die Meinungen der Veranstaltungsteilnehmer werden ebenfalls erfasst und genutzt.

6) Interne Motivation: Gutes Feedback wird an das Produktionsteam weitergegeben, und die gesamte Organisation wird über Erfolge informiert.

“Die Benutzeroberfläche ist übersichtlich, und alle benötigten Informationen lassen sich schnell finden. Und dies ohne im Handbuch suchen muss. Das Erstellen von Umfragen, das Überprüfen von Berichten und das Teilen von Feedback über soziale Medien ist mühelos”, fasst Viljanen zusammen.

Ergebnisse: Sichtbarkeit, Wachstum und kontinuierliche Entwicklung

Laut Viljanen besteht einer der Hauptvorteile von Trustmary darin, dass das Kundenfeedback einfach und automatisch auf der Website angezeigt wird, wo es neue potenzielle Kunden zum richtigen Zeitpunkt erreicht.

“Wenn ein Kunde überlegt, Mevent zu beauftragen, und auf unserer Website echtes, einfühlsames Feedback und Empfehlungen von anderen Kunden sieht, bestärkt das seine Entscheidung, uns zu kontaktieren. Er sieht, dass andere uns vertraut haben und zufrieden waren”, sagt Viljanen.

Die Rückmeldungen sind Teil des öffentlichen Kundenversprechens des Unternehmens. Sie stärken das Image von Mevent als qualitativ hochwertiger und zuverlässiger Partner.

Darüber hinaus senkt ein sichtbares Feedback die Hemmschwelle zur Kontaktaufnahme, insbesondere für diejenigen, die die Produktion von Veranstaltungen bisher nicht ausgelagert haben und Ermutigung brauchen, um ihre Entscheidungen zu unterstützen.

Alle Empfehlungen in einem System

Alte Rückmeldungen wurden auch manuell aus Excel in Trustmary importiert, um die in der gesamten Unternehmensgeschichte gesammelten Empfehlungen in einem System zusammenzuführen.

“Es war auch einfach, altes Feedback in Trustmary zu importieren und es direkt auf der Website als neues Feedback einzufügen.”

Viljasen zufolge ist die Veröffentlichung von Feedback auf der Website ein wirksames Marketinginstrument, das den Verkauf ohne zusätzlichen Aufwand unterstützt. Es hilft auch, sich von der Konkurrenz zu unterscheiden, die möglicherweise keine ähnlich sichtbare Dokumentation der Kundenerfahrung haben.

Zusammenfassung: Trustmary unterstützt das Wachstum und die Qualität von Mevent

Laut Viljasen ist Trustmary ein entscheidendes Instrument, vor allem wenn das Ziel darin besteht, zu wachsen, die Kundenerfahrung zu verbessern und das Feedback zu einem greifbaren Bestandteil der Sichtbarkeit und des Betriebs des Unternehmens zu machen.

“Ich wüsste nicht, was ich ohne Trustmary machen würde. Das Sammeln von Feedback müsste manuell erfolgen, und das allein würde schon überraschend viel kosten”, sagt Viljanen.

Sie empfiehlt Trustmary Unternehmen jeder Größe, für die das Kundenerlebnis wichtig ist.

– Trustmary ist eine kostengünstige und effiziente Lösung. Ich empfehle Ihnen, es auszuprobieren, denn selbst die kostenlose Version ist eine gute Möglichkeit für den Einstieg”, sagt sie abschließend.